Claves para hacer un evento virtual exitoso durante la pandemia

 

Estos últimos meses, un factor muy importante de las empresas fue puesto a prueba: la adaptabilidad ante situaciones y tiempos difíciles. Es que son muchas las cosas que cambiaron de cara a la nueva realidad impuesta por la pandemia de Covid 19. 

Prácticamente todos los rubros de actividades económicas fueron afectados, pero en plena crisis son muchos los que han transformado en oportunidades cada pequeña herramienta que esté a su alcance, logrando la continuidad y consecución de los objetivos planificados. 

Para la industria de los eventos ferias y exposiciones, ha sido especialmente complicado retornar a las actividades diarias, ya que el mismo contexto actual impide justamente lo que todo evento busca hacer: Reunir a grandes grupos de personas. Sin embargo, nuestro trabajo es conseguir soluciones a temas complicados y a través de una buena organización y las herramientas adecuadas, lograr la realización de cada evento. 

 

Eventos virtuales: La solución esperada

Las plataformas de eventos virtuales se volvieron indispensables, y es que tienen la capacidad de cubrir las demandas de casi todas las áreas de eventos: Educación, ferias, exposiciones, presentaciones de productos, encuentros, conferencias y foros, etc. 

Probablemente aún tengas dudas sobre el uso y los beneficios que este tipo de plataformas, pero como hemos visto su aplicación ha sido exitosa alrededor del mundo. 

Eventos de categoría internacional como Tomorrowland, o la New York Fashion Week se han hecho de manera virtual con una gran aceptación por parte de la audiencia, que además se expandió gracias a las posibilidades de transmisión y conectividad que ofrecen los eventos virtuales. 

Pero, es evidente pensar que grandes eventos cuentan con recursos casi ilimitados, necesarios para asegurar el éxito. A diferencia de los eventos presenciales, los virtuales tienen como ventaja que el presupuesto necesario baja significativamente al prescindir de varios gastos relacionados a la contratación de personal, catering, traslados, construcción y armado de mobiliario, etc. 

 

Tips para que tu evento virtual sea un éxito

– Elabora estrategias de comunicación adaptadas a la audiencia. Algo que ya se aplica para las presentaciones presenciales y puede ser potenciado de manera exponencial en los eventos virtuales, es la forma en que los expositores o muestras se comunicarán con la audiencia. 

Si bien, la no presencialidad limita algunas cosas, el contar con herramientas tecnológicas de vanguardia nos permitirá usar diferentes métodos para comunicarnos e interactuar. Desde chats para lograr interacciones grupales, canales privados para que asistentes y expositores tengan una comunicación más directa, hasta el uso de realidad aumentada o virtual para lograr una experiencia interactiva y muy detallada. 

 

– Administra y saca ventaja de los tiempos. Toma en cuenta si el evento durará horas o días, ya que esto es un factor super importante. Una ventaja absoluta de los eventos virtuales, es que las presentaciones, charlas, conferencias pueden ser grabados y dejados a disposición de los asistentes durante las 24 horas del día, lo que evidentemente permite llegar a más personas. 

Dependiendo de los objetivos planteados para el evento, el tipo de audiencia y la disponibilidad de tiempo de la misma, se pueden proponer diferentes formatos y acceso al material expuesto. Webinars, contenido on demand, contenido con acceso gratuito, experiencias virtuales, intercambios directos con expositores, etc. 

 

– Maximiza la recolección de datos. Como sabemos, cuando se trata de eventos comerciales muchas veces la recolección de datos es fundamental y muy útil para nuestros clientes. Estos datos pueden ser usados para cerrar negocios, realizar ventas, difundir material promocional, crear bases para estrategias de marketing digital, campañas de newsletters, etc. 

El formato virtual permite controlar a tiempo real los datos de actividades, interés e información sobre los asistentes. Además el uso de encuestas, juegos interactivos, recorrido por stands virtuales, e interacciones con los expositores van dejando una especie de “huella digital” que puede ser rastreada y convertida en datos relevantes. 

 

– Escoge la plataforma adecuada. Y es que no todos los eventos son iguales ni tienen los mismos requerimientos. Bien sea que se trate de un concierto, una muestra de arte virtual, una conferencia empresarial o una feria con exposición de productos o servicios, es muy importante verificar que el prestador que se contrate cumpla con las exigencias tecnológicas requeridas para que le saques provecho al máximo. 

En Big Jonan contamos con Virtual B, una única y moderna plataforma virtual con múltiples funcionalidades que permite realizar desde pequeños eventos hasta grandes ferias y exposiciones de manera virtual. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a organizar el evento virtual perfecto