¿Cómo escoger el mejor Proveedor de plataformas virtuales?

 

 

Si bien, en algunas ciudades de Argentina ya están autorizadas la realización de eventos presenciales con una audiencia limitada, la realidad es que la vuelta a la normalidad en la industria de eventos, ferias y exposiciones presenciales aún está lejos. 

Para pequeñas y medianas empresas la realización de eventos presenciales además, implica una importante inversión en organización, armado, logística, viáticos, entre otros costos; y considerando la realidad actual, lo seguro es que la afluencia de personas que asistan, no sea igual que antes de la pandemia. 

Ante este panorama, el uso de Plataformas de eventos virtuales  es la alternativa más rentable y efectiva para dar continuidad a las actividades en la industria de eventos y garantizar que los objetivos de alcance, exposición, ventas y/o fidelización de nuestros clientes sean alcanzados. 

 

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Aunque los eventos virtuales y online son más populares estos últimos meses por razones forzosas, ya desde hace mucho grandes marcas han apostado por esta modalidad para el lanzamiento, exhibición y difusión de sus productos y servicios. 

Uno de los pioneros fue Steve Jobs, quien usó las plataformas de streaming y video para presentar cada nuevo gadget y ahora desde Apple, implementaron una plataforma propia (con algunos servicios de terceros, como YouTube), como principal herramienta en nuevos lanzamientos: Eventos de Apple.

Pero la realidad es que no se necesita tener la infraestructura o recursos de Apple para realizar eventos virtuales de manera exitosa. La tecnología permite que empresas pequeñas y medianas puedan acceder a recursos de primera, y competir localmente con los grandes gigantes de cada rubro. 

 

¿Cómo podemos garantizar que un evento virtual alcance sus objetivos? El primer paso es elegir al proveedor adecuado de la plataforma tecnológica que usaremos para realizar nuestro evento. 

 

 

Tips para escoger una plataforma virtual para tu evento

No todos los clientes tienen las mismas necesidades, por eso debemos verificar si el proveedor que elegimos cumple con los requerimientos tecnológicos, de infraestructura, de capacidad y seguridad requeridos. Algunos puntos importantes a chequear son: 

– Alcance y funcionalidades de la plataforma tecnológica para eventos online. Es importante que la herramienta pueda brindar la mejor experiencia inmersiva para los asistentes del evento. Si por ejemplo, estamos organizando una exposición de productos con diversos proveedores, es necesario indagar cómo sería la navegabilidad, cómo estarían distribuidos los expositores y productos, qué opciones de interacción se ofrecen a los usuarios, etc. 

En el caso de que nuestro evento sea un Congreso corporativo hay que verificar la cantidad de “Salas virtuales” simultáneas que ofrece la plataforma, las funcionalidades para realizar presentaciones visuales, la capacidad para cada una así como las opciones de comunicación en asistentes y expositores. 

– Integración con otras plataformas y tecnologías. Una ventaja importante que ofrece el realizar eventos en modalidad virtual es que podemos usar otras herramientas tecnológicas para difundir, promocionar y aumentar el alcance. Al momento de hablar con tu posible proveedor pregunta si por ejemplo, el formato en video del evento puede ser compartido en redes sociales o en tu sitio web, bien sea durante o incluso después del evento. 

– Adaptabilidad. ¿Y si las funcionalidades son las correctas, pero se necesitan algunos ajustes y cambios al software? Verifica siempre si el proveedor está en capacidad técnica de realizar modificaciones y mejoras a medida. 

Es súper importante saber si el sistema de plataforma virtual es de desarrollo propio o si dependen de terceros para realizar mejoras y adaptarlo a cada necesidad, sobre todo si cuentas con un período de tiempo estrecho antes del evento. 

– Experiencia en eventos de diferentes formatos. Sólo quien haya diseñado, organizado, construido y hecho eventos presenciales como ferias, exposiciones, congresos, presentaciones de productos, etc. entenderá las necesidades que deben ser cubiertas en un evento virtual. Por esto, el contar con proveedores con amplia experiencia es más que valioso. 

 

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